Met frisse tegenzin zitten de deelnemers in de training vergadertechnieken. Geen sexy onderwerp, vergaderen en voor velen ook geen favoriete bezigheid. Tijd is geld voor deze hardwerkende ondernemers in de retailbusiness dus het zou mooi zijn als de vergaderingen met de collega’s uit de regio effectiever en efficiënter gaan.
Uit de vergadersimulaties in de training bleek dat er drie V’s essentieel zijn om tijd en dus geld te besparen. Met de drie V’s zorgen ze er ook voor dat iedereen zich gehoord voelt en de juiste besluiten genomen kunnen worden.
Voorbereiding
Het liefst hield ik het bij de 3 gouden V’s: Voorbereiding, Voorbereiding, Voorbereiding. Als je zelf niet weet waar je het over wilt hebben, wat je wilt bereiken met de vergadering of het agenda punt, ben je per definitie inefficiënt bezig. Als het niet uitmaakt waar je heen gaat, dan maakt het ook niet uit welke weg je neemt. Dit zijn de wijze woorden van de kat in Alice in Wonderland. Bekijk op de site van het notuleercentrum eens de voorbeeldagenda’s en zie zelf welke agenda jou het meest stimuleert tot voorbereiding.
Dus… wat is het gewenste resultaat van het agendapunt? Wees specifiek en gebruik actieve woorden zoals:
- taken verdelen voor…
- eindadvies uitbrengen over…
- een actieplan opzetten voor…
- een lijst maken van…
Vragen stellen
Vaak wordt er wat geroepen door deze en gene en dan is het aan de voorzitter om de boel te structureren en te verduidelijken. Dat doe je door vragen stellen. Bij voorkeur open vragen want dan krijg je meer informatie. Met de gesloten vragen check je de inhoud en houd je eventuele langpraters kort. Vat tot slot kort en in eigen woorden samen zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan en de ander weet dat je hem of haar gehoord hebt.
Bas Haring deelt zijn gedachten over domme en moeilijke vragen. Dus… wat is jouw eerste vraag na de inleiding van het agendapunt en welke doorvraag vragen kun je stellen aan de deelnemers van de vergadering?
Verplaats je eens in de ander
Een van de grote uitdagingen voor deze voorzitters zijn de mensen die hun stokpaartjes bereiden, blijven herhalen en alle aandacht naar zich toetrekken in de vergadering. Vaak vallen mensen in herhaling als zij zich niet gehoord voelen. Het is lastig uitspraken te erkennen waar je diep in je hart geen begrip voor op kunt brengen. Wat je wel kunt doen is laten blijken dat je diegene hebt gehoord door te benoemen wat diegene zegt zoals: Je vind het dus een groot probleem dat… of Je baalt er dus enorm van dat… en vervolgens stel je weer een mooie vraag om weer constructief naar het gestelde doel toe te werken. Dus… ben je er achter wat de wens achter de weerstand? Hoe ga je dit zo concreet mogelijk benoemen?
Verder is de structuur van een vergadering erg belangrijk om de juiste besluiten te kunnen nemen en effectief te werk te gaan. Bekijk hier een lekker kort en leuk filmpje over de BOB structuur.
Veel plezier met vergaderen!